(目的)

第1条　この規程は、神奈川県市町村職員共済組合(以下「組合」という。)における個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な収集、保管、利用及び提供を確保し、並びに組合が保有する保有特定個人情報の開示、訂正、利用の停止、消去及び提供の停止を実施するために必要な措置を講じ、もつて、特定個人情報等の安全かつ適正な取扱いを図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次に掲げる用語の定義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(特定個人情報保護総括責任者、特定個人情報保護責任者及び特定個人情報保護監査責任者)

第3条　特定個人情報等の安全管理のため、組合に特定個人情報保護総括責任者、特定個人情報保護責任者及び特定個人情報保護監査責任者を置く。

(個人番号の提供の要求)

第4条　組合は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要があるときは、本人又は他の個人番号利用事務実施者及び個人番号関係事務実施者(以下「個人番号利用事務等実施者」という。)(番号法第9条第3項の規定により情報提供用個人識別符号(番号法第19条第8号又は第9号の規定による特定個人情報の提供を管理し、及び当該特定個人情報を検索するために必要な限度で番号法第2条第5項に規定する個人番号に代わつて用いられる特定の個人を識別する符号であつて、同条第8項に規定する個人番号であるものをいう。以下同じ。)をその内容に含むものをいう。以下同じ。)を利用する者を除く。)に対し個人番号の提供を求めることができる。

(個人番号の提供の求めの制限及び特定個人情報の収集等の制限)

第5条　組合は、番号法第19条各号のいずれかに該当して特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(利用目的の特定)

第6条　組合は、特定個人情報等を取り扱うに当たつては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)を神奈川県市町村職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する細則(令和4年4月25日。以下「細則」という。)で定めるところにより特定しなければならない。

(収集に際しての利用目的の通知等)

第7条　組合は、特定個人情報等を収集した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。

(適正な収集)

第8条　組合は、偽りその他不正の手段により特定個人情報等を収集してはならない。

(本人確認の措置)

第9条　組合は、第4条第1項の規定により本人から個人番号の提供を受けるときは、番号法第16条の規定により、本人又はその代理人から個人番号及びその者が個人番号によつて識別される本人であることを確認するための措置をとらなければならない。

(正確性の確保等)

第10条　組合は、利用目的の達成に必要な範囲内において、保有特定個人情報を正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなつたときは、当該保有特定個人情報を遅滞なく消去するよう努めなければならない。

(保有特定個人情報に関する事項の公表等)

第11条　組合は、保有特定個人情報に関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置かなければならない。

(安全確保の措置)

第12条　組合は、個人番号(生存する個人のものだけでなく死者のものも含む。)の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。

(職員等の義務)

第13条　特定個人情報等の取扱いに従事する職員等は、その業務に関して知り得た特定個人情報等の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

(職員等の監督)

第14条　組合は、職員等に特定個人情報等を取り扱わせるに当たつては、当該特定個人情報等の安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行わなければならない。

(教育・訓練の実施)

第15条　組合は、職員等の知識・技能の習得及び特定個人情報等の保護に対する職業倫理の向上のため、職員等に職責、経験等を考慮した教育・訓練を行うものとする。

(委託先の監督)

第16条　組合は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合は、特定個人情報等に関する秘密保持その他特定個人情報等の保護の水準を満たしている者を委託先とし、委託先が講じるべき安全管理措置等に関し必要な事項を委託契約書等に明記するものとする。

(再委託等)

第17条　前条第1項の規定により組合から委託を受けた者(以下この条において「受託者」という。)は、事前に組合の許諾を書面により得た場合に限り、その委託業務の全部又は一部を第三者に再委託することができるものとする。

(事態発生時の対応)

第18条　特定個人情報等の漏えい、滅失、毀損その他の特定個人情報等の安全の確保に係る事態の発生又はその兆候を察知した者は、直ちに特定個人情報保護責任者に報告しなければならない。

(特定個人情報等の漏えい等の報告等)

第18条の2　理事長は、前条の報告により、その取り扱う特定個人情報等の漏えい、滅失、毀損その他の特定個人情報等の安全の確保に係る事態であつて個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして細則で定めるものが生じたときは、細則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告しなければならない。ただし、個人情報保護法第147条第1項の規定により、個人情報保護法第26条第1項、第143条第1項、第159条において読み替えて準用する民事訴訟法(平成8年法律第109号)第99条、第101条、第103条、第105条、第106条、第108条及び第109条、個人情報保護法第160条並びに第161条の規定による権限が総務大臣に委任された場合は、総務大臣の指示に基づいて行うものとする。

(個人番号の利用制限)

第19条　組合は、番号法第9条に規定される利用の範囲内でのみ個人番号を利用するものとする。

(保有特定個人情報の利用目的による制限)

第20条　組合は、第6条の規定により特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて、保有特定個人情報を取り扱わないものとする。

(不適正な利用の禁止)

第20条の2　組合は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により特定個人情報等を利用してはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第21条　組合は、番号法第19条第13号から第17号までのいずれかに該当して特定個人情報を提供し、又はその提供を受けることができる場合を除き、個人番号利用事務等を処理するために必要な範囲を超えて特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報の提供の制限)

第22条　組合は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を提供してはならない。

(保有特定個人情報の利用目的の通知)

第23条　組合は、本人から、当該本人が識別される保有特定個人情報の利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

(開示)

第24条　本人は、組合に対し、当該本人が識別される保有特定個人情報の電磁的記録の提供による方法その他の細則で定める方法による開示を請求することができる。

(訂正等)

第25条　本人は、組合に対し、当該本人が識別される保有特定個人情報の内容が事実でないときは、当該保有特定個人情報の内容の訂正、追加又は削除(以下この条において「訂正等」という。)を請求することができる。

(利用停止等)

第26条　本人は、組合に対し、当該本人が識別される保有特定個人情報が第8条の規定に違反して収集されたものであるとき、又は第20条若しくは第20条の2の規定に違反して取り扱われているときは、当該保有特定個人情報の利用の停止又は消去(以下この条において「利用停止等」という。)を請求することができる。

(理由の説明)

第27条　組合は、第23条第2項、第24条第3項、第25条第3項又は前条第7項の規定により、本人から求められ、又は請求された措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合には、本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。

(開示等の請求等方法)

第28条　第23条第1項の規定による求め又は第24条第1項、第25条第1項若しくは第26条第1項、第3項若しくは第5項の規定による請求(以下この条及び次条において「開示等の請求等」という。)を行う者(以下この条及び次条において「開示等の請求等を行う者」という。)は、細則で定める請求(申出)書(以下この条及び次条において「開示等請求(申出)書」という。)を組合に提出しなければならない。

(開示等の請求等に対する決定通知)

第29条　組合は、開示等の請求等を行う者に対し、開示等請求(申出)書の提出があつた日から30日以内に当該請求等に係る決定を行い、その結果を細則で定める方法により通知するものとする。ただし、前条第3項の規定により補正を求めた場合にあつては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

(手数料)

第30条　組合は、第23条第1項の規定による利用目的の通知を求められたとき、又は第24条第1項の規定による開示の請求を受けたときは、当該措置の実施に関し、手数料を徴収するものとする。

(事前の請求)

第31条　本人は、第24条第1項、第25条第1項又は第26条第1項、第3項若しくは第5項の規定による請求に係る訴えを提起しようとするときは、組合に対し、あらかじめ、当該請求を行い、かつ、その到達した日から2週間を経過した後でなければ、その訴えを提起することができない。ただし、組合がその請求を拒んだときは、この限りでない。

(適用除外等)

第32条　神奈川県市町村職員共済組合個人情報保護に関する規程(令和4年規程第487号)は、組合における特定個人情報等の取扱い並びに保有特定個人情報の開示、訂正及び利用停止については、適用しない。

(苦情処理)

第33条　組合は、組合における特定個人情報等の取扱いに関する苦情があつた場合は、当該苦情に係る事情を調査し、適切かつ迅速な処理を行うものとする。

(補則)

第34条　組合が保有する特定個人情報等の適正な取扱いに関する事項は、この規程に定めるもののほか、番号法及び個人情報保護法その他の関連する法令等の定めるところによる。

(見直し)

第35条　組合は、特定個人情報等の安全かつ適正な取扱いを維持するため、常に特定個人情報等の収集等及び管理の状況等を把握し、必要に応じて特定個人情報等の適正な取扱いのための措置を見直すものとする。