○神奈川県市町村職員共済組合電子計算処理データ保護管理規程
平成13年4月1日
規程第266号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、神奈川県市町村職員共済組合(以下「組合」という。)の電子計算処理の適正な運営及び個人情報等の保護に関し、必要な事項を定め、もつて情報処理の適正な運営及びデータの滅失、漏洩等の防止を図ることを目的とする。
(1) 中央電子計算組織 電子計算組織における中央処理装置をいう。
(2) 端末装置 中央電子計算組織と接続又は電気通信回線を通じたデータの入・出力装置をいう。
(3) 記憶媒体 磁気ディスク、磁気テープ、フロッピーディスク等データを記録する媒体をいう。
(4) 磁気記録 記憶媒体に記録されているデータ及び集合体をいう。
(5) ドキュメント システム設計書、プログラム仕様書、その他電子計算処理をするための取扱い要領等をいう。
(6) 個人情報等 磁気記録に記録される組合員、被扶養者及び年金受給権者に関する情報で、個人を特定することができるものをいう。
(運営の基本)
第3条 組合は、電子計算処理の運営に際して、業務の効率的処理を図るとともに、個人情報等が充分保護されるよう努めなければならない。
(労働衛生管理体制の整備)
第4条 組合の理事長は、端末装置等機械を操作する者に対し、環境管理、作業管理、健康管理及び労働衛生教育に関する必要な措置を講じるよう努めなければならない。
第2章 電子計算処理の管理・運営
(電子計算処理の管理)
第5条 組合の理事長は、組合の事務局長を電子計算処理の運営を統括する電子計算処理管理者(以下「管理者」という。)に指定する。
2 管理者は、取扱い業務毎に個人情報等を適確に管理する個人情報等保護管理者(以下「保護管理者」という。)及びデータの取扱いに従事するデータ取扱員(以下「取扱員」という。)を指定する。
3 保護管理者は、管理者を補佐し、管理者が出張、休暇等により不在の場合又は管理者の指示を受けた場合、その職務の全部又は一部を代行するものとする。
4 中央電子計算組織は、管理者が統括管理する。
5 端末装置は、当該端末装置が設置されている課(以下「端末設置課」という。)の長が管理する。
(中央電子計算組織の操作者)
第6条 中央電子計算組織は、管理者が指定する保護管理者が操作する。
2 前項以外の職員が、中央電子計算組織を操作しようとするときは、保護管理者の承認を受けなければならない。
3 保護管理者は、前2項に規定する操作にあたり、その実績を記録し、保管しなければならない。
(端末装置の操作者)
第7条 端末装置は、端末設置課の職員が操作する。
(電子計算組織の操作)
第8条 中央電子計算組織及び端末装置は、次に掲げる場合を除き、操作してはならない。
(1) 業務処理を行うとき
(2) プログラムの作成又は保守を行うとき
(3) 中央電子計算組織又は端末装置の調整又は準備を行うとき
(4) 前各号に掲げるもののほか、管理者又は端末設置課の長が特に認めたとき
(端末装置に係るデータの保護措置)
第9条 管理者は、中央電子計算組織に記録されたデータを保護するため、端末装置に技術的なデータ保護の措置をしなければならない。
(電子計算処理の運営)
第10条 電子計算処理の運営に関する具体的な取扱いについては、別に定める「電子計算処理に関する事務取扱要領」(以下「取扱要領」という。)による。
第3章 電子計算処理の範囲
(処理の範囲)
第11条 電子計算機による処理は、取扱要領で定める範囲とする。ただし、取扱要領で定めた処理を行うために電子計算機の調整及び準備を行う場合又は管理者が特に認めた場合については、この限りではない。
第4章 データ及び記憶媒体等の管理
(入出力帳票及び記憶媒体の取扱い)
第12条 入出力帳票及び記憶媒体は、その受入れ及び引渡しに際して必要な確認措置を講じ、これを記録するとともに、処理後は直ちに所定の場所への格納又は廃棄の措置を講じなければならない。
2 出力帳票及び記憶媒体は、滅失等を生じないよう所定の場所に保管しなければならない。
3 出力帳票及び記憶媒体の引渡しに当たつては、相手方、種類、数量等を確認し、記録しなければならない。
4 入出力帳票及び記憶媒体の搬送に当たつては、施錠できる容器を使用し、又は厳重な包装を行う等、滅失等を防止する措置を講じなければならない。
5 入出力帳票及び記憶媒体を廃棄する場合には、焼却その他確実な措置を講ずるとともにその旨記録しなければならない。
(記憶媒体の管理)
第13条 管理者は、火災その他の災害及び盗難に備えて、記憶媒体を所定の保管用具に収納させ、又は予備ファイルを作成し別個の施設へ保管する等適切に管理しなければならない。
2 記憶媒体を外部に持ち出す場合には、管理者の許可を得なければならない。
3 記憶媒体は、みだりに複製してはならない。また、複製する場合には管理者の許可を得なければならない。
4 記憶媒体のデータの複製及び消去、磁気ファイルの廃棄、クリーニング等に当たつては、データの滅失及び内容が第三者に漏洩することのないよう十分注意しなければならない。
5 記憶媒体の障害の有無等については、定期的に又は随時、点検等を行い、これを記録しなければならない。
(磁気記録の管理)
第14条 管理者は、磁気記録について保存期間を定め、消去等についてその手続きを定め、内容が第三者に漏洩することのないよう適切に管理しなければならない。
2 管理者は、磁気記録について受払い及び保管に関する必要な事項を定め、台帳等に記録しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第15条 電子計算処理のドキュメントは、所定の場所に保管するものとする。
2 ドキュメントを複製し、又は外部に持ち出す場合には、管理者の定めた手続きにより許可を得なければならない。
(事故発生時の対策)
第16条 管理者は、事故発生時の対策についての手続を定めるとともに、その内容を職員に徹底しなければならない。
2 管理者は、事故が発生した場合には、速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、組合の理事長に報告を行うとともに、復旧のための措置を講ずるものとする。
第5章 個人情報等の保護
(個人情報の記録の制限)
第17条 電子計算機に記録する個人情報等は、組合における業務の目的を達成するために、必要かつ最小限のものでなければならない。
2 電子計算機に係る個人情報等は、組合における業務を処理するため以外に利用してはならない。
(個人情報等の開示、訂正及び削除請求)
第18条 電子計算機に自己に関する個人情報が記録されている個人は、管理者に対し、自己に関する記録内容について開示を申請することができる。
2 管理者は、前項に規定する申請があつたときは、速やかにその内容を書面により開示しなければならない。
3 電子計算機に自己に関する個人情報が記録されている個人は、当該個人情報に誤りがあると認めるときは、管理者に対し、当該個人情報の訂正又は削除を請求することができる。
4 管理者は、前項に規定する請求があつたときは、速やかに関係機関に対し、その内容を書面により通知しなければならない。
(秘密の保持)
第19条 電子計算機により個人情報等を記録処理する業務に携わる者又は携わつていた者は、その業務に関し知り得た秘密を他に漏らしてはならない。
第6章 委託及びデータの提供
(委託)
第20条 電子計算機による処理を外部に委託するときは、次の各号に掲げる事項を規定した委託契約書を締結しなければならない。
(1) 契約の相手方に対する善良なる管理者の注意義務の遵守
(2) 契約の相手方及び従業員に対する知り得た事項の漏洩の禁止
(3) 承認外の再委託の禁止
(4) 契約事項に違反した場合の契約解除及び損害賠償請求
(5) 目的外使用の禁止
(6) 複写の禁止
2 保護管理者は、前項の場合において、必要と認められる場合には、記憶媒体の授受の手続、搬送の方法及びその経路、保管方法その他のデータの滅失等を防止するため必要な事項につき、契約の相手方と覚書を締結するものとする。
(磁気記録及び個人情報等の外部提供の制限)
第21条 磁気記録及び個人情報等は、組合の理事長が特に必要と認めて承認した場合以外に提供してはならない。
2 保護管理者は、前項の規定により磁気記録及び個人情報等を提供した場合には、その実績を記録し、保管しなければならない。
第7章 雑則
(補則)
第22条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、組合の理事長が定める。
附則
1 この規程は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成14年4月1日規程第284号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。